Privacyverklaring

Wie wij zijn

Noord Zuid Vastgoed i.o. (—) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website, het meldformulier, het huurderportaal en ons beheersysteem.

Is het pand van een andere eigenaar, dan beheren wij het in opdracht van die eigenaar. De eigenaar ziet de meldingen en opdrachten over zijn pand en beslist over grotere uitgaven.

Vragen over privacy stuurt u naar meldingen@noordzuidvastgoed.nl.

Welke gegevens wij gebruiken

• Van huurders en melders: naam, e-mailadres, telefoonnummer, het adres en de ruimte waar de melding over gaat, de inhoud van de melding, foto's, berichten en wat u over toegang tot de ruimte doorgeeft.
• Van huurders ook de gegevens uit het huurcontract die nodig zijn voor het beheer, zoals de gehuurde ruimte, de looptijd en de huurprijs.
• Van leveranciers en vakmensen: naam en contactgegevens, afspraken, gereedmeldingen, foto's van het werk en facturen.
• Van eigenaren: naam, contactgegevens en hun beslissingen over opdrachten.
• Van bezoekers van de website: technische gegevens zoals het IP-adres en het type browser, in de logbestanden van de server, en de taal en weergave die u kiest.

Waarvoor wij ze gebruiken

• Meldingen afhandelen: een vakman inschakelen, afspraken maken en u op de hoogte houden.
• Het beheer van de panden en de uitvoering van huur- en beheerovereenkomsten.
• Opdrachten aan leveranciers, de controle van hun werk en hun facturen, en onze administratie.
• Spoedmeldingen buiten kantoortijd doorgeven aan de medewerker die dienst heeft.
• De website en het systeem beveiligen en misbruik, zoals spam, tegengaan.

Op welke grond

• Uitvoering van een overeenkomst: de huurovereenkomst, de beheerovereenkomst met de eigenaar of de opdracht aan een leverancier.
• Een wettelijke verplichting, zoals de fiscale bewaarplicht voor facturen en administratie.
• Ons gerechtvaardigd belang: het onderhoud en de veiligheid van de panden, en het tegengaan van misbruik. Meldt u iets zonder dat u huurder bent (bijvoorbeeld als buurman), dan gebruiken wij uw gegevens op deze grond.

Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen geen gegevens en delen ze alleen als dat nodig is voor het werk:

• Met de vakman die de melding uitvoert: het adres, de omschrijving, de toegang en zo nodig de naam en het telefoonnummer van wie ter plaatse is.
• Met de eigenaar van het pand, als wij het voor een andere eigenaar beheren.
• Met dienstverleners die ons systeem laten werken, onder een verwerkersovereenkomst: de hosting van de server, Mailgun voor het versturen van e-mail, Pushover voor spoedberichten aan de medewerker die dienst heeft (alleen het meldnummer, de korte omschrijving en het adres) en, op het meldformulier en de inlogpagina van het portaal, Cloudflare Turnstile om spam te weren. Sommige van deze diensten verwerken gegevens buiten de Europese Unie; wij spreken dan passende waarborgen af, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
• Met instanties die daar wettelijk recht op hebben.

Hoe lang wij gegevens bewaren

• Meldingen, berichten en foto's: zolang de melding loopt en daarna tot twee jaar na het afsluiten. Daarna halen wij de gegevens van de melder, de berichten en de foto's weg; wat overblijft, is niet meer tot u te herleiden.
• Facturen en de administratie die daarbij hoort: zeven jaar, vanwege de wettelijke bewaarplicht.
• Contactgegevens van huurders, leveranciers en eigenaren: zolang de relatie loopt; daarna verwijderen wij ze binnen twee jaar.
• Persoonlijke links (zoals de link om uw melding te volgen): die verlopen vanzelf en worden een maand daarna verwijderd. Een inloglink voor het huurderportaal werkt één keer en hooguit een uur.
• E-mail die niet bij een melding hoort: wordt verwijderd zodra wij hem hebben bekeken.
• Logbestanden van de server: hooguit dertig dagen.

Beveiliging

De website en het systeem werken alleen via een beveiligde verbinding (https). Foto's, documenten en facturen zijn niet openbaar, persoonlijke links verlopen vanzelf, medewerkers loggen in met tweestapsverificatie, en wie wat wijzigt, leggen wij vast.

Uw rechten

U mag uw gegevens inzien, laten verbeteren of laten verwijderen, en u kunt bezwaar maken tegen het gebruik of vragen om het te beperken. U kunt ook vragen om uw gegevens in een gangbaar bestand te krijgen. Stuur uw verzoek naar meldingen@noordzuidvastgoed.nl; wij reageren binnen een maand. Gegevens die wij volgens de wet moeten bewaren, kunnen wij niet eerder verwijderen.

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan weten. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan als ons systeem of de wet verandert. Bovenaan ziet u wanneer dat voor het laatst is gebeurd.